Waar het misgaat tussen backoffice en boekhouding
De administratie van een uitzendbureau gaat zelden mis bij de backoffice. Daar is het meestal juist goed geregeld. Het gaat mis in de vertaling daarna: van al die informatiestromen naar de financiële administratie van het bureau zelf.
Wat er in de praktijk gebeurt
De salarisverwerking klopt, de cao wordt correct toegepast, de compliance in de backoffice is op orde. Maar de boekhouding krijgt die stromen niet goed verwerkt. Drie dingen zien we steeds terug:
- Reserveringen die niet aansluiten. Vakantiegeld, vakantiedagen, feestdagen en pensioen worden in de backoffice opgebouwd, maar in het grootboek lopen ze scheef. Het resultaat ziet er daardoor gunstiger uit dan het is.
- Een loonjournaalpost die wel wordt geboekt, maar nooit gecontroleerd. De post komt binnen, gaat de administratie in, en niemand legt hem naast de loonaangifte of de bank.
- Grootboekrekeningen met een saldo dat al maanden meeloopt zonder dat iemand weet waarom. Vaak een tussenrekening die nooit op nul is gekomen.
Wat het kost
Soms kost het een certificering: de inspecteur van NEN 4400 begint bij precies deze aansluitingen. Altijd kost het zicht. De ondernemer weet niet echt hoe zijn eigen bedrijf ervoor staat. En in het ergste geval wordt een liquiditeitstekort pas zichtbaar als het er al is, terwijl de lonen elke week gewoon doorlopen.
Met de Wtta wordt dat zwaarder. Een administratie die aantoonbaar klopt is vanaf 2027 geen hygiënefactor meer, maar een voorwaarde om te mogen uitlenen.
Waarom het misgaat
Het is zelden onwil. Voor een eigen financeafdeling is bij de meeste bureaus geen ruimte. En een boekhouder die de flexbranche niet dagelijks meemaakt, krijgt gelijke beloning, reserveringen en de aansluiting met de backoffice moeilijk te pakken. Het zijn ook twee werelden: de backoffice denkt in flexkrachten en loonperioden, de boekhouding in grootboekrekeningen en kwartalen.
Wat helpt
- De loonjournaalpost elke periode aansluiten op loonaangifte, bank en grootboek, en die aansluiting vastleggen.
- De reserveringen in het grootboek periodiek naast het overzicht uit de backoffice leggen.
- De g-rekening per factuur kunnen herleiden, niet alleen als saldo.
- Tussenrekeningen elke periode op nul, of met een verklaring.
- Iemand die elke periode naar de uitkomst kijkt, en weet wat hij ziet.
Wilt u weten hoe uw eigen administratie ervoor staat? Loop de Wtta-checklist voor uw administratie eens door. Die is gratis en zonder aanmelding.
Daarom bestaat Vofin
Vofin is een accountantskantoor dat uitsluitend werkt voor uitzendbureaus. De verwerking gaat geautomatiseerd, zodat er tijd overblijft voor controle en voor meedenken. U heeft een vast aanspreekpunt dat uw bedrijf kent en aan de bel trekt voordat iets een probleem wordt.