G-rekening en ketenaansprakelijkheid
De g-rekening is een van de weinige instrumenten waarmee uw inleners hun risico echt kunnen beperken. Maar de bescherming die u ermee biedt, staat of valt met uw administratie — en dat deel wordt vaak onderschat.
Waar het om draait
Onder de Wet ketenaansprakelijkheid kan een inlener worden aangesproken voor de loonheffingen en omzetbelasting die u als uitlener niet afdraagt. Dat is voor hen een reëel risico, en de reden dat compliance bij de keuze van een uitzendpartner zwaar weegt.
Stort een inlener een deel van uw factuur op uw g-rekening, dan beperkt hij daarmee zijn aansprakelijkheid. Dat geld staat vast: er kan alleen mee aan de Belastingdienst worden betaald, of worden doorgestort aan een onderaannemer.
Het punt dat in de praktijk misgaat: die vrijwaring werkt per storting en per factuur. Niet over het totaal. Bij een controle moet u kunnen aantonen welke storting bij welke factuur hoorde en welke afdracht daarmee is voldaan. Een saldo dat aan het eind van het jaar ongeveer klopt, is geen onderbouwing.
Wat de administratie moet vastleggen
- Per storting de herkomst. Welke inlener, welke factuur, welk bedrag, welke datum.
- Per afdracht de bestemming. Welk tijdvak loonheffing of omzetbelasting is ermee voldaan.
- Het verloop van het saldo. Inkomend en uitgaand, aansluitend op het bankafschrift van de g-rekening zelf.
- De aansluiting met de aangifte. Wat vanaf de g-rekening is betaald, moet terug te vinden zijn in wat is aangegeven.
- Deblokkering. Verzoeken en toekenningen vastgelegd, met de onderbouwing waarom het overschot vrij mocht komen.
Drie fouten die wij regelmatig tegenkomen
De g-rekening als gewone bankrekening boeken
Mutaties lopen mee in het normale bankverkeer zonder dat zichtbaar is dat het om geblokkeerd geld gaat. Het saldo klopt, maar de koppeling met facturen en afdrachten ontbreekt volledig.
Een oplopend saldo dat niemand opmerkt
Er wordt wel gestort maar te weinig afgedragen vanaf die rekening, of deblokkering wordt nooit aangevraagd. Er staat dan werkkapitaal vast dat u had kunnen gebruiken — en met de waarborgsom onder de Wtta erbij telt dat dubbel aan.
Deblokkering zonder dossier
Het overschot wordt vrijgegeven, maar de onderbouwing waarom dat mocht is niet bewaard. Bij een latere controle is dat lastig te herstellen.
Hoe wij het inrichten
Wij boeken de g-rekening als wat hij is: een aparte geldstroom met een eigen verantwoording. Elke storting wordt gekoppeld aan de factuur waar hij bij hoort, elke afdracht aan het tijdvak dat ermee is voldaan, en het saldo sluit aan op het bankafschrift van de rekening zelf.
Daarmee heeft u op elk moment een onderbouwing die een inspecteur of uw inlener kan volgen, zonder dat er achteraf iets gereconstrueerd hoeft te worden. Dat scheelt niet alleen bij een controle: het is ook het verhaal dat u aan een nieuwe inlener vertelt als die vraagt hoe u met ketenaansprakelijkheid omgaat.
Let op bij uw Wtta-voorbereiding. De g-rekening is een van de onderdelen waar het normenkader naar kijkt. Een administratie die de koppeling per factuur niet kan laten zien, levert hier een bevinding op. In onze Wtta-checklist staat dit punt met de overige aansluitingen op een rij.
Wat het kost
Boeking en bewaking van de g-rekening zit vanaf het pakket Basis in de dienstverlening, vanaf € 650 per maand. U levert de afschriften aan zoals u ze ontvangt; wij zorgen voor de koppeling en de vastlegging.
Veelgestelde vragen
Wat is een g-rekening?
Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening waarvan alleen loonheffingen en omzetbelasting aan de Belastingdienst kunnen worden betaald, of doorgestort aan een onderaannemer. Inleners die een deel van uw factuur op die rekening storten, beperken daarmee hun risico onder de ketenaansprakelijkheid.
Is een g-rekening verplicht voor een uitzendbureau?
Nee, een g-rekening is niet wettelijk verplicht. In de praktijk vragen veel inleners er wel om, omdat het hun aansprakelijkheid beperkt. Zonder g-rekening verliest u opdrachten bij inleners die dit als voorwaarde stellen.
Waarom is een kloppend saldo niet genoeg?
De vrijwarende werking ontstaat per storting en per factuur, niet over het totaal. Bij een controle moet u kunnen laten zien welke storting bij welke factuur hoort en welke afdracht daarmee is voldaan. Een saldo dat achteraf ongeveer klopt, voldoet niet.
Verwerkt Vofin de g-rekening in alle pakketten?
Ja. Boeking en bewaking van de g-rekening zit vanaf het pakket Basis in de dienstverlening, net als de gewone bankmutaties.
Dit laten overnemen?
Vofin werkt uitsluitend voor uitzendbureaus. We nemen uw financiële administratie volledig over, van verwerking tot jaarrekening, met een vast aanspreekpunt dat uw bedrijf kent.