SNA-keurmerk en NEN 4400: de kortste route naar toelating
Het SNA-keurmerk was altijd al een voorwaarde om bij veel inleners aan tafel te komen. Met de komst van de Wtta krijgt het er een tweede functie bij: het is de kortste route naar toelating. Deze pagina legt uit wat de norm toetst en wat dat van uw administratie vraagt.
Wat het SNA-keurmerk is
Het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid laat zien dat een onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt, aantoonbaar voldoet aan de norm NEN 4400. Een geaccepteerde inspectie-instelling toetst dat periodiek. Bedrijven die de toets doorstaan, worden opgenomen in het openbare register van SNA, waar inleners kunnen nakijken of u het keurmerk voert.
Er zijn twee varianten. NEN 4400-1 geldt voor in Nederland gevestigde ondernemingen; NEN 4400-2 voor ondernemingen die buiten Nederland zijn gevestigd en hier arbeidskrachten ter beschikking stellen.
Wat de norm toetst
De inspectie kijkt of u aantoonbaar in orde bent op een aantal terreinen. Kort samengevat:
- Identiteit en gerechtigdheid tot arbeid — is vastgelegd wie er voor u werkt en of die persoon in Nederland mag werken.
- Loonbetaling — wordt het juiste loon betaald, volgens de van toepassing zijnde cao en de wettelijke bepalingen.
- Afdracht van loonheffingen en omzetbelasting — tijdig, volledig, en aansluitend op de administratie.
- Administratieve vastlegging — is het allemaal terug te vinden, en klopt het onderling.
De rode draad is het woord aantoonbaar. Het is niet voldoende dat het klopt; het moet ook blijken uit uw administratie.
Waarom het keurmerk juist nu belangrijk is
Bij de eerste toelatingsaanvraag onder de Wtta mag een geldig SNA-keurmerk worden overgelegd in plaats van een apart inspectierapport. Dat scheelt een afzonderlijke inspectie en dus tijd en kosten. Wie het keurmerk nog niet heeft, kan het beter nu aanvragen dan in het aanvraagvenster van 2027, wanneer de inspectie-instellingen naar verwachting vol zitten.
Meer over de data en de overige eisen staat op de pagina over de Wtta-toelating.
Wat er in uw administratie op orde moet zijn
Het merendeel van de bevindingen bij een inspectie gaat niet over grote fouten maar over aansluitingen die niet kloppen of vastleggingen die ontbreken. De plekken waar dat het vaakst zit:
- De aansluiting loonjournaalpost – grootboek. De backoffice levert de post, de boekhouder verwerkt hem, en de controle daartussen ontbreekt. Dat is de meest voorkomende oorzaak van een grootboeksaldo dat niemand kan verklaren.
- De aansluiting aangifte – administratie. Wat is aangegeven moet herleidbaar zijn tot wat er is geboekt, elke periode.
- Reserveringen. Vakantiegeld, vakantiedagen en overige reserveringen moeten kloppend worden opgebouwd en afgeboekt.
- De g-rekening. Stortingen moeten per factuur te herleiden zijn, niet alleen als saldo.
- Dossiervorming. Identiteitsvaststelling, contracten en urenverantwoording compleet en vindbaar.
Een administratie die het hele jaar door bijgewerkt en gecontroleerd is, gaat een inspectie in zonder voorbereidingsweek. Bij een administratie die per kwartaal wordt bijgewerkt, gaat er telkens dagen werk zitten in het reconstrueren van wat er precies gebeurd is.
Hoe Vofin hierin ondersteunt
In het pakket Uitgebreid richten wij de administratieve organisatie zo in dat deze aantoonbaar aan NEN 4400-1 voldoet. We houden het dossier gedurende het jaar bij en bereiden de periodieke inspecties voor, zodat u niet elk halfjaar opnieuw hoeft te zoeken. Wij zijn geen inspectie-instelling en verrichten de inspectie dus niet zelf; we zorgen dat u erdoorheen komt.
Op de pakketpagina ziet u wat er verder in dat pakket zit.
Veelgestelde vragen
Wat is het SNA-keurmerk?
Het SNA-keurmerk is het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid. Ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen kunnen het voeren als uit periodieke inspecties blijkt dat zij voldoen aan NEN 4400-1 of NEN 4400-2. Bedrijven met het keurmerk staan in het openbare register van SNA.
Wat is het verschil tussen NEN 4400-1 en NEN 4400-2?
NEN 4400-1 geldt voor in Nederland gevestigde ondernemingen. NEN 4400-2 geldt voor ondernemingen die buiten Nederland zijn gevestigd en hier arbeidskrachten ter beschikking stellen.
Waarom is het SNA-keurmerk nu extra belangrijk?
Bij de eerste toelatingsaanvraag onder de Wtta mag een geldig SNA-keurmerk worden overgelegd in plaats van een apart inspectierapport. Wie het keurmerk al heeft, hoeft dus geen aparte inspectie te laten uitvoeren.
Hoe vaak wordt er geïnspecteerd?
Inspecties vinden periodiek plaats, in de regel twee keer per jaar. De inspectie wordt uitgevoerd door een door SNA geaccepteerde inspectie-instelling. De precieze frequentie en omvang volgen uit het inspectieschema.
Beperkt het keurmerk mijn ketenaansprakelijkheid?
Het keurmerk vermindert het risico voor inleners, maar heft de aansprakelijkheid niet op. Storting op een g-rekening blijft daarvoor het aangewezen instrument. Veel inleners stellen het keurmerk wel als voorwaarde om met u samen te werken.
Hulp nodig bij uw administratie?
Vofin is een administratiekantoor dat uitsluitend voor de uitzendbranche werkt. We verzorgen de volledige financiële administratie, van dagelijkse verwerking tot jaarrekening, en richten die zo in dat u aan NEN 4400 en de Wtta voldoet.